Mudanças em processos e rotinas durante a COVID-19 são essenciais para o período de crise e podem ser efetivas no pós-crise

Mudanças em processos e rotinas durante a COVID-19 são essenciais para o período de crise e podem ser efetivas no pós-crise

Mudanças em processos e rotinas durante a COVID-19 são essenciais para o período de crise e podem ser efetivas no pós-crise

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A Ahlstrom-Munksjö está enfrentando a grave pandemia do COVID-19 com o forte envolvimento, conhecimento e trabalho em equipe genuíno de seus colaboradores para garantir o atendimento de seus clientes e segurança de seus colaboradores. Neste período a empresa teve que se adaptar em tempo recorde a uma nova rotina de trabalho e processos fundamentais para encarar o período de crise.

A evolução das ferramentas de Tecnologia da Informação foram fundamentais para propiciar o ambiente adequado para a implementação do trabalho remoto dos colaboradores de áreas administrativas e de apoio a operação. O trabalho remoto foi implementado pelo Comitê de Crise no início da pandemia para reduzir o risco de contaminação de colaboradores nas unidades produtivas.

Ferramentas da Microsoft como o Teams, Planner, Yammer, Whiteboard e outros, já estavam entrando em funcionamento na Ahlstrom-Munksjö no momento em que a crise começou a se intensificar no mundo no 1º trimestre de 2020 e foram essenciais para o melhor funcionamento do trabalho remoto. As reuniões mantiveram a alta produtividade dentro da companhia com a utilização do Teams e a colaboração está em ascensão com a comunicação dinâmica e mais engajada de grupos corporativos multiculturais propiciada pelo SharePoint e Yammer.

Além destas ferramentas corporativas que tiveram sua implementação catalisada pela crise, a empresa em âmbito local acelerou a criação de infraestrutura para permitir a maior carga de trabalho remoto que o período ocasionou. A criação de uma rede VPN no Brasil garantiu aos nossos colaboradores remotos a mesma performance obtida nas localidades de trabalho, mantendo a produtividade nas atividades que não seriam alcançadas com as redes VPN dos Estados Unidos e/ou Europa existentes até então.

Nas áreas operacionais, para os colaboradores que não estão trabalhando remoto, os cuidados com a saúde serão permanentes até que tenhamos claro que exista uma solução definitiva para a pandemia do COVID-19. As ações de distanciamento social, adoção de novo EPI (máscara de proteção facial), controle de temperatura de todos os colaboradores e higienização são processos padrões para o controle da pandemia dentro e fora da empresa. Essas ações aliadas a uma comunicação intensiva dentro da empresa impacta não apenas os colaboradores e terceiros, mas também seus familiares e a comunidade onde estão inseridos.

Boas práticas, como a maior adoção de ferramentas de tecnologia de informação em trabalhos remotos, e hábitos, como a maior higienização pessoal e do local de trabalho, aceleradas no período de pandemia deverão ser mantidas na rotina de nossos colaboradores no período pós-crise representando um ganho de eficiência nos processos e atividades da empresa.

 

 

Changes in processes and routines during COVID-19 are essential for the crisis period and can be effective in the post-crisis period

 

Ahlstrom-Munksjö is facing the serious COVID-19 pandemic with the strong involvement, knowledge and genuine teamwork of its employees to ensure the customer service and the safety of its employees. In this period, the company had to adapt in record time to a new work routine and fundamental processes to face the crisis period.

The evolution of the I.T. tools were fundamental to provide a suitable environment for the implementation of remote work of employees in administrative and operational support areas. Remote work was implemented by the Crisis Committee at the beginning of the pandemic to reduce the risk of contamination of employees in the production units.

Microsoft tools such as Teams, Planner, Yammer, Whiteboard and others, were already coming into operation at Ahlstrom-Munksjö by the time the crisis started to intensify in the world in the 1st quarter of 2020 and were essential for the better functioning of working from home. The meetings maintained high productivity within the company with the use of Teams and collaboration is on the rise with the dynamic and more engaged communication of multicultural corporate groups provided by SharePoint and Yammer.

In addition to these corporate tools that had their implementation catalyzed due to the crisis, the company at the local level accelerated the creation of infrastructure to allow the greatest remote workload that the period caused. The creation of a VPN network in Brazil guaranteed our remote employees the same performance obtained in the workplace, maintaining productivity in activities that would not be achieved with the US and/or Europe VPN networks that existed until then.

In the operational areas, for employees who are not working from home, health care will be permanent until we are sure that there is a definitive solution to the COVID-19 pandemic. The actions of social distance, adoption of a new PPE (face protection mask), temperature control for all employees and hygiene are standard processes for controlling the pandemic inside and outside the company. These actions, combined with intensive communication within the company, impact not only employees and third parties, but also their families and the community where they operate.

Good practices, such as the greater adoption of information technology tools in remote jobs, and habits, such as greater personal and workplace hygiene, accelerated in the pandemic period should be maintained in the routine of our employees in the post-crisis period, representing an efficiency gain in the company's processes and activities.

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